Warehouse Management

Warehouse merupakan mata rantai terakhir dari proses logistik. Di sini tempat barang disimpan dan tempat transaksi terakhir sebelum barang digunakan oleh end user. Kegiatan utama dalam sebuah warehouse adalah penerimaan (receiving), penyimpanan (storing), dan pengeluaran barang ke end user atau warehouse lain (issuing and transferring). Agar warehouse dapat berfungsi secara efisien, maka penempatan barang harus dibuat secara baik. Penempatan barang yang baik akan menentukan media simpan, desain rak, dan bagaimana barang tersebut akan diambil. Dengan menentukan ini, perputaran barang akan dapat diatur secara baik , menggunakan sistem FIFO (first in first out) atau LIFO (Last In First Out),  yang akan meningkatkan produktifitas.

1. Aktivitas Warehousing
2. 5 R
3. Inventory Management
4. Dead Stock Management
5. Stock Opname
6. Sistem Pengendalian Inventory/PO Management
7. Sistem FIFO

PERUNTUKAN GUDANG

UNTUK KEBUTUHAN PEMAKAIAN SENDIRI
UNTUK DISEWAKAN KEPADA PIHAK LAIN (LOGISTICS)

YANG AKAN DIBAHAS DISINI ADALAH GUDANG UNTUK PENGGUNAAN SENDIRI.

 AKTIVITAS PERGUDANGAN

• Penerimaan & Penanganan
• Penyimpanan
• Pengeluaran
• Pengendalian / Pengontrolan
• Perawatan ..

AKTIVITAS PERGUDANGAN (2)
1. PENERIMAAN & PENANGANAN

• Pemeriksaan dokumen (PO, Surat Jalan dll)
• Barang yang belum diperiksa disimpan di “TRANSIT AREA”
• Pemeriksaan Mutu (quality Control)

·         100 % inspection

·         Sampling (metode sampling)

• Pemeriksaan mutu boleh juga dilakukan di tempat supplier
• Pemeriksaan quantity barang
• Penyelesaian Administrasi
• Proses Handling yang benar

INCOMING INSPECTION

100 % inspection biasanya dilakukan untuk :

• Supplier baru
• Material Pokok
• Inkonsistensi quality dari supplier
• Ada masalah baru yang timbul

Sampling Inspection dilakukan jika :

• Ada konsistensi mutu material yang dikirim dari supplier
• Tidak ada masalah yang serius dalam pengiriman material

Prosentase sampling ditentukan berdasarkan :

• Konsistensi
• Sistem dan prosedur internal supplier

Jika tidak ada masalah dari waktu ke waktu, prosentase sampling dari satu supplier secara kontinyu akan turun

AKTIVITAS PERGUDANGAN (3)

2. PENYIMPANAN

• Penentuan jumlah unit per kelompok
• Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan qty tertentu
• Pemberian identitas barang
• Penyimpanan di rak secara sistematis
• Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO
• Pemeriksaan kembali untuk barang yang telah disimpan dalam masa tertentu. (Re inspection)
• Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang)
• Jika jenis barang banyak, dalam daftar inventory tuliskan lokasi penyimpanan barang

Klasifikasi penyimpanan dilakukan per kelompok besar, kemudian per kelompok kecil dst.

Penentuan lokasi berdasarkan kategori :

Lokasi Warehouse (jika lebih dari satu gudang)
Lokasi Rak (Lot)
Lokasi subrak

IDENTITAS BARANG BERISI INFORMASI TENTANG :

• NAMA BARANG
• KODE BARANG
• SPESIFIKASI BARANG
• UNIT
• JUMLAH PENERIMAAN
• TANGGAL TERIMA
• NAMA SUPPLIER
• CAP QC PASS
• DLL (SESUAI KEBUTUHAN)

PENGELUARAN

ATURAN MAIN PENGELUARAN BARANG

Otorisasi (tanda tangan)
Data Pengeluaran lengkap (untuk keperluan apa)
Tata cara pengeluaran barang dari lokasi (pabrik)
Pemeriksaan barang keluar pabrik (satpam dll)

Pemeriksaan dokumen permintaan barang
Tanda tangan sesuai otorisasi
Data – data lengkap

PENGENDALIAN / PENGONTROLAN

1. Internal (dilakukan sendiri)
2. External (pihak lain yang independen)

Stock opname

Partial
Total

Pemeriksaan bukti-bukti pengeluaran dan pemasukan yang sah
Administrasi inventory harus independen (tidak dibawah pengaruh kepala gudang).

Dead stock management

PERAWATAN
LAKUKAN PEMERIKSAAN MUTU BARANG JIKA MASA SIMPAN SUDAH MENCAPAI WAKTU TERTENTU (Re QC)

TERAPKAN PRINSIP-PRINSIP 5 R

LANGKAH- LANGKAH 5 R
1. RINGKAS (SEIRI)
2. RAPI (SEITON)
3. RESIK (SEISO)
4. RAWAT (SEIKETSU)
5. RAJIN (SHITSUKE)

Tujuan Implementasi 5R

5R Sebagai dasar KAIZEN di tempat kerja atau GEMBA
. Kaizen di tempat kerja (GEMBA) harus diawali
dari 2R (RINGKAS(SEIRI) dan RAPI(SEITON))
2. Pembersihan (RESIK/SEISO) dapat menemukan keadaan Abnormalitas.
3. “Kebersihan” (RAWAT/SEIKETSU) dimulai dari “Disiplin”
(RAJIN/SHITSUKE)

                                                 

INVENTORY MANAGEMENT

JENIS – JENIS INVENTORY

1. INCOMING INVENTORY (BAHAN BAKU)
2. WORK IN PROCESS (WIP) INVENTORY
3. INVENTORY BARANG JADI (FINISHED GOODS)

MENGAPA INVENTORY DIBUTUHKAN ??

FUNGSI-FUNGSI MASING-MASING INVENTORY (1)

INCOMING (RAW MATERIAL)
1.1 Mengatasi keterlambatan supply
1.2 Mendapatkan discount khusus untuk qty tertentu
1.3 Antisipasi kedepan (kerusuhan, pemogokan dll)
1.4 Jika ada kebijakan pemerintah yang bisa mengakibatkan kenaikan harga..

PROCESS (WIP)
2.1 Fleksibilitas produksi, terutama jika mesin breakdown
2.2 Stabilisasi tingkat output per proses jika ada variasi order
2.3 Meningkatkan utilisasi pabrik, proses dan tenaga kerja..

FINISHED GOODS

3.1 Meningkatkan fungsi customer service (barang diorder langsung ada)
3.2 Sebagai buffer stock jika ada masalah di proses produksi atau kesulitan bahan baku (customer service)
 Balancing Toolsà3.3 Mengatasi fluktuasi permintaan , khususnya untuk “seasonal products”
3.4 Mengantisipasi terjadinya masalah di pabrik atau di pemasok (pemogokan, dll)…

MENGAPA INVENTORY PENTING ??

• Nilainya sangat signifikan
• Resiko (potensi) kerugian
• Over stock
• Kehabisan Stock
• Peluang untuk cost saving
• Law of tens

Karena nilainya sangat signifikan, maka perlu untuk :

Diketahui nilainya secara pasti
Dkendalikan jumlahnya
Dikendalikan pergerakannya
Cepat dideteksi jika terjadi inefisiensi
Dikendalikan penggunaannya..

DEAD STOCK MANAGEMENT

PENYEBAB TERJADINYA DEAD STOCK (1)

Perubahan disain atau komposisi atau spesifikasi tanpa disertai dengan perhitungan yang matang atau tanpa koordinasi yang baik.

Kesalahan prediksi :

Product life time lebih pendek dari yang diperkirakan
Daya serap pasar tidak sebesar yang diperkirakan
Sistem pengendalian stock yang buruk. (Menurut data, stock sudah habis, ternyata kemudian barang tersebut masih ditemukan)
Pada waktu mengorder barang tidak mengetahui posisi stock yang sebenarnya (Over Stock)

Rencana kerja terlalu sering berubah-ubah (terutama sales forecasting)
Kesalahan dalam pemesanan barang

Barang Kadaluwarsa karena :
1. Over Stock (terlalu lama disimpan, mutunya menurun)
2. Sistem FIFO tidak benar.

LANGKAH-LANGKAH PREVENTIVE

Data stock harus akurat
Penyusunan di rak teratur dan rapi
Hindari terjadinya penyebab yang sudah dibahas

STOCK OPNAME

Sering juga disebut Stock Take
Adalah salah satu cara untuk mengetahui stock yang ada dengan cara menghitung langsung fisik barang yang ada
Biasanya dibandingkan juga dengan stock administrasi. Jika ada selisih biasanya dilakukan penyesuaian (adjustment) antara stock fisik dan stock administrasi

JENIS STOCK OPNAME

STOCK OPNAME TOTAL
- Menghitung seluruh stock yang ada sekaligus.

STOCK OPNAME PARTIAL
- Menghitung sebagian stock yang ada secara bergiliran (Cycle Counting).

Mengapa Cycle Counting Dibutuhkan ?

CARA MELAKUKAN CYCLE COUNTING
Kelompokkan semua jenis barang ke dalam kategori, misalnya :
Fast Moving Stock = A
Slow Moving Stock = B
Very Slow Moving / Dead Stock = C
Tentukan Cycle Time untuk masing-masing kategori, misalnya :
Kategori A = 20 Hari Kerja, B = 30 Hari Kerja dst
Hitung Jumlah Item Yang harus dicocokkan setiap harinya
Buat Daftar jenis barang Per kategori
Buat schedule stock opname per hari Sehingga seluruh Jenis Barang Yang masuk kategori tsb selesai dihitung dalam 1 siklus
Setiap Jenis Barang sekurang-kurangnya setahun sekali dihitung
Buat Laporan Hasil cycle counting, dan lakukan adjustment berdasarkan prosedur yang sudah ditentukan.
Hati-Hati Dalam melakukan justifikasi selisih stock.

RESIDUAL BALANCE COUNTING

Cara ini efektif jika digunakan sistem on line stock
Setiap kali pengambilan atau penempatan barang, crew menghitung sisa stock yang ada di rak.
Hasil penghitungan ini dilaporkan ke sistem (Komputer)
Jika ada selisih / perbedaan, maka segera diambil tindakan lebih lanjut

MANFAAT STOCK OPNAME (TOTAL / PARTIAL) :

Memberikan gambaran tentang apa yang sebenarnya terjadi di gudang , kadang-kadang hal yang tidak terduga bisa terjadi, misalnya kebocoran internal dll
Data ini bisa digunakan oleh pihak accounting untuk meningkatkan akurasi laporan keuangannya
Bisa digunakan untuk melakukan trace back (penelusuran) terhadap penyebab terjadinya variance.
Bisa digunakan sebagai salah satu bahan performance appraisal dari staf gudang (misalnya penilai di akhir tahun).

MASALAH YANG SERING TERJADI

Barang rusak dalam penyimpanan
Rusak dalam handling
Salah menyimpan barang
Gangguan lain Misalnya : Tikus, Rayap, Kecoa dll
Banjir
SELISIH STOCK (Fisik Vs Administrasi)
Stock tidak mencukupi

TIP – TIP UNTUK STOCK OPNAME
Pada waktu pelaksanaan stock opname, tidak boleh ada barang keluar atau masuk (Freezing)
Penghitungan harus dilakukan oleh pihak independen (pihak yang tidak berkaitan dengan barang yang akan dihitung)
Jika diperlukan akurasi yang tinggi, sebaiknya satu jenis barang dihitung oleh dua orang / kelompok yang berbeda dalam waktu yang tidak bersamaan

LANGKAH-LANGKAH YANG PERLU DILAKUKAN
Sebelum Stock Opname :
- Rapikan semua barang yang ada digudang
- Semua barang sudah dalam kemasan yang benar
- Buat tabel jenis barang yang perlu dihitung
- Tentukan siapa saja yang bertanggung jawab menghitung masing-masing jenis barang tersebut. Jika perlu buatlah kepanitiaan untuk tujuan stock opname ini

Pada Saat Stock Opname :
- Lakukan penghitungan sampai tuntas
- Jika hasil penghitungan berbeda diantara dua kelompok, lakukan penghitungan bersama-sama.
- Pastikan semua barang sudah dihitung dan hasil penghitungan sudah benar

Setelah Stock Opname :
- Buat Laporan hasil stock opname
- Hitung penyimpangan (variance) masing-masing barang (fisik Vs administrasi)

PASCA PELAPORAN VARIANCE :

- Pelajari item barang yang selisih. Jika jumlah item barang Banyak, lihat barang-barang dengan selisih terbesar.
- Beri perhatian khusus dan selidiki penyebab selisih tersebut dan ambil langkah-langkah perbaikan.
- Bandingkan dengan hasil stock opname sebelumnya, apakah barang ini bermasalah terus. Jika Ya, cari solusinya segera, a.l.
- Buat tugas pengontrolan khusus untuk barang-barang tersebut (Misalnya dikontrol setiap hari).
- Simpan di tempat khusus yang hanya bisa diakses oleh orang tertentu.
- Masukkan hasil variance ini sebagai salah satu point penilaian karyawan (Performance Appraisal).

JENIS ALAT KONTROL STOCK

STOCK CARD (KARTU STOCK)
KOMPUTER (PROGRAM INVENTORY)

KARTU STOCK (1)

- Setiap Barang Mempunyai satu kartu stock
- Setiap pemasukan dan pengeluaran barang yang sama dicatat pada kartu yang sama

KELEMAHAN :
- Resiko salah besar (salah pencatatan, penjumlahan dll)
- Pengontrolannya sulit (sulit diperiksa bukti transaksi)
- Pengolahan data tidak tersedia
- Data mudah dirubah oleh orang lain, karena tersimpan di tempat yang umum (Iseng atau mempunyai tujuan tertentu)

KELEBIHAN :
- Posisi stock dengan mudah bisa diketahui oleh petugas gudang
- Tidak membutuhkan teknologi yang tinggi
- Biaya Investasi rendah
- Tidak membutuhkan manpower skill yang tinggi

PROGRAM KOMPUTER
Ciri – Ciri :

Ada operator yang bertanggung jawab melakukan data entry.
Operator melakukan data entry berdasarkan bukti-bukti transaksi yang sah. Bisa juga dengan menggunakan bar code.
Data disimpan di PC (lokal) atau server
Biasanya sistem multi user, bisa digunakan oleh banyak orang.

KEUNTUNGAN :

Faktor Human error lebih kecil
Mudah dilakukan trace back
Lebih cepat
Datanya mudah diolah lebih lanjut
Sharing data dengan divisi lain sangat mudah (Purchasing, PPIC dll)

KELEMAHAN :

- Perlu Investasi (Soft Ware dan Hard Ware)
- Man Power Requirement lebih tinggi
- Membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menguasai sistemnya. (Masa Adaptasi lebih lama)
- Jika ada masalah, sulit dikompromikan (tidak fleksibel)-> GIGO
- Kadang-kadang ada masalah yang tidak terdeteksi.

INGAT

Sistem apapun yang digunakan, harus :

1. Menjawab posisi stock setiap saat
2. Memungkinkan Trace Back lebih mudah
3. Human Error bisa ditekan sekecil Mungkin
4. Bisa Menekan variance (selisih) stock fisik vs administrasi.
WASPADAI JIKA STOCK ANDA SELISIH TERUS MENERUS

SISTEM PENGENDALIAN STOCK DENGAN PO MANAGEMENT SYSTEM

 Adding Safety Stock

The Replenishment Cycle

Overview of Forecasting Factors

Masalah – masalah PO Management

- Rumus PO masih salah
- Data Stock tidak akurat
- Rencana Jual tidak akurat
- Skill estimasi jual (BM) kurang akurat
- Pasar yg unpredictable
- Gudang perlu pembenahan
- Principal
- Stock terbatas
- Minimal order
J- adwal pengiriman tdk tepat

STOCK DEPO

Gudang Baik
Gudang BS
Mobil Box
Saldo Awal & Saldo Akhir
Cut Off ??
Stock Opname Harian

 Forecasting

Rencana Jual P-1
Rencana Jual P-2

Angka Bantu

Target
Rata-rata Jual per Pekan (4 pekan terakhir)

Situasional

Program Marketing
Program Kompetitor
Peak Season
Liburan Sekolah (tergantung jenis industri/bisnis)
Force Majeur

Realisasi PO

Barang Dalam Perjalanan
Jadwal Tiba
Service Level Principal
Lead Time

PARETO SYSTEM

RULE 20/80

20% DARI JENIS BARANG DI INVENTORY
AKAN BERNILAI 80% DARI TOTAL ARV
(ARV = ANNUAL REQUIREMENT VALUE)
Dengan Mengontrol ini, akan memberikan
Hasil Yang Sangat Besar Buat Perusahaan

UTILISASI GUDANG

Utilisasi Ruangan akan meningkatkan daya tampung gudang tetapi di lain pihak akan meningkatkan kompleksitas pengambilan barang (Cost per M2 rendah tetapi Picking Cost Meningkat)
Menambah luas gudang akan menurunkan kompleksitas pengambilan barang, tetapi di sisi lain jarak antar barang menjadi lebih jauh dan meningkatkan cost per M2
Dibutuhkan optimalisasi antara parameter :

luas ruangan
Picking system
Handling System
Information System

SISTEM FIFO

FIFO = FIRST IN FIRST OUT
Ada 2 jenis sistem FIFO :
FIFO Fisik :
Barang secara fisik disusun berdasarkan prinsip FIFO
FIFO Administrasi :
Barang secara administrasi disusun berdasarkan urutan masuk dan keluarnya. Biasanya tujuannya untuk mendapatkan harga perolehan masing-masing barang.

CARA MENERAPKAN SISTEM FIFO secara fisik

- TEMPAT PEMASUKAN DI SISI YANG BERBEDA DENGAN TEMPAT PENGAMBILAN UNTUK SATU JENIS BARANG ATAU KELOMPOK BARANG
- PEMASUKAN BARANG DI BELAKANG, PENGAMBILAN DI DEPAN
DISUSUN SECARA TERATUR

JENIS BARANG TERTENTU ADA YANG SANGAT SENSITIF TERHADAP FIFO, DAN ADA YANG KURANG SENSITIF. PENENTUAN SISTEM FIFO YANG AKAN DIGUNAKAN SANGAT TERGANTUNG DARI JENIS BARANG YANG BERSANGKUTAN.

SISTEM FIFO FISIK ADA 2 MACAM :
- BERDASARKAN URUTAN MASUK
- BERDASARKAN EXPIRY DATE (FEFO)

http://www.scribd.com/doc/47642535/WAREHOUSE-Management